Rittenregistratie en de fiscus
Bijtelling kan worden voorkomen door niet meer dan 500 privé-kilometers te rijden per jaar. De belastingdienst kan u vragen dit aannemelijk te maken. Het bijhouden van een sluitende rittenregistratie is daarom een goed idee.
Rittenregistratie onmisbaar maar niet verplicht
De bijtelling is een correctie voor het privégebruik van uw zakelijke auto. 500 kilometer krijgt u van de Belastingdienst cadeau. Komt u daar niet boven op jaarbasis dan ontspringt u de dans. De fiscus kan u wel vragen het aantal privékilometers aannemelijk te maken. Dat mag in principe op elke manier. Maar een sluitende kilometerregistratie voorkomt discussies en geeft de meeste zekerheid.
Rittenregistratie Belastingdienst
De Belastingdienst geeft op haar website aan welke eisen een rittenregistratie moet voldoen. Deze bevat in ieder geval informatie over: Merk en type auto, ritnummer, datum, begin en eindstand kilometerteller, vertrekadres, aankomstadres. De gereden route als deze afwijkt van wat gangbaar is. Denk bijvoorbeeld aan files of wegwerkzaamheden. Of het om een privérit of een zakelijke rit gaat. En de eventuele privékilometers tijdens een zakelijke rit. Wanneer U bijvoorbeeld omrijdt voor een boodschap of de kinderen op te halen van het kinderdagverblijf.
Het is heel goed mogelijk uw rittenregistratie zelf bij te houden. Bijvoorbeeld in een spreadsheet. Hier vindt u een voorbeeld van een rittenregistratie in Excel.
Enkele tips
Houdt uw rittenregistratie regelmatig bij. U zult niet de eerste zijn die met terugwerkende kracht een heel jaar moet bijwerken. Zorg dat uw agenda correspondeert met uw registratie.Bewaar alle bonnen en facturen met betrekking tot uw auto. Bijvoorbeeld garagebonnen, tankbonnen, toll-tickets maar ook boetes. Maak een notitie van bijzonderheden en vergeet omrij-kilometers niet. En denk er aan dat u ook van een vervangende auto de kilometers moet bijhouden.
Rittenregistratie App
Het handmatig bijhouden van een rittenregistratie kan veel tijd kosten. U kunt er ook voor kiezen een Rittenregistratie App te gebruiken om uw leven wat makkelijker te maken. Deze maken gebruik van een GPS-kastje in de auto. De App houdt automatisch datum, vertrekadres en aankomstadres, de reistijd en kilometerstand bij. Of een rit privé of zakelijk was geeft u zelf aan. Via smartphone of computer kunt u een overzicht uitdraaien wat aan de eisen van de fiscus voldoet. Bij u keuze voor doet uw er goed aan te kiezen voor een product met een Keurmerk Rittenregistratiesystemen. Dit keurmerk is tot stand gekomen in samenwerking met Belastingdienst en voldoet zodoende aan de eisen die de Belastingdienst stelt. Het keurmerk is overigens geen verplichting.
Controle rittenregistratie Belastingdienst
De belastingdienst zal zich bij de controle van uw rittenregistratie vooral bezighouden met de vraag of deze een sluitend geheel vormt. Er mogen geen ritten ontbreken en de kilometerstanden dienen te kloppen. Daarnaast zal de Belastingdienst zich willen overtuigen van het zakelijke karakter van ritten. Om dit te kunnen doen zal de fiscus ook vaak uw agenda en/of email in willen zien. Maar kan ook bij de RDW kilometerstanden controleren of via de leverancier van uw tankpas locaties en brandstofverbruik checken. Ook het Centraal Justitieel Incassobureau kan een informatiebron zijn voor locatie en tijdstip.
Voorheen maakte de fiscus ook gebruik van de ANPR-gegevens van de Nederlandse politie (Automatic Number Plate Recognition). Zo kon de Belastingdienst over alle kentekengegevens beschikken die de camera's registreerde en deze voor langere tijd opslaan. Begin 2017 oordeelde de Hoge Raad echter dat er geen wettelijke basis was voor een dusdanig grote inbreuk op de privacy.